ENCONTRAR DUPLICADOS EN UNA LISTA DE DATOS

De las diversas técnicas para hallar los valores duplicados en una lista de datos, estas son las más usadas:

1) Mediante formato condicional, aplicado al rango de datos: Puede establecerse una regla de Formato condicional (menú Formato > Formato condicional…) que mediante una fórmula haga el recuento de ocurrencias de un valor dentro de un rango, y cuándo ese recuento sea mayor que 1 (es decir, se repite), el fondo de la celda se rellene con cierto color, identificando así todos los duplicados.

En este caso selecciona primero el rango B3:B14, elige Formato condicional, completa la fórmula CONTAR.SI(rango,criterio) para la celda B3 y establece la condición >1, define a continuación un formato a aplicar cuando se cumpla esa condición y pulsa Aceptar.

Nota: El rango será aquel que quieras evaluar (en mi caso solo unas pocas celdas), y el criterio la celda para la que buscamos duplicados. Observa que el rango se establece como referencia absoluta (tiene doble $) pero el criterio no; esto es así para que el formato condicional se aplique correctamente a todas las celdas del rango seleccionado inicialmente.

Nota 2: Más abajo encontrarás opciones avanzadas del formato condicional para encontrar y destacar duplicados.

2) Con una columna auxiliar que cuente las ocurrencias de cada valor, mediante la función CONTAR.SI o la función matricial CONTAR. Cuando el valor en la columna auxiliar sea >1 es que se trata de un valor repetido, e indica cuántas veces.

3) Indicar qué filas contienen un valor repetido, en vez del número de repeticiones:

4) Indicar qué filas contienen un valor repetido, pero sin mostrar la primera ocurrencia: Es una variante del anterior, que solo marca como “repetición” a partir de la segunda ocurrencia, para que puedas borrar con seguridad solo las repeticiones. Observa la variación en el rango de la función CONTAR.SI respecto al caso anterior:

5) Identificar si hay valores de la lista A incluidos en la lista B: Si necesitas comparar dos listas separadas de datos para identificar repeticiones de los valores de una en la otra, puedes usar esta fórmula:

6) Otras formas de encontrar duplicados: Si el orden de la lista no es importante, la forma más sencilla de identificar duplicados es primero ordenarla (por ejemplo de menor a mayor si son números, y alfabética si son palabras), y luego poner una sencilla fórmula SI que muestre los duplicados por comparación con la celda inmediatamente superior:

7) Formato condicional avanzado: Estas fórmulas las he tomado de Chip Pearson, como casos especiales de formato condicional relativos a la búsqueda de duplicados:

7.a) Puedes definir la fórmula del formato condicional del punto 1 para destacar los valores que ocurren solamente una vez, en vez de los duplicados.

7.b) Si quieres destacar únicamente la primera ocurrencia de los valores duplicados:

7.c) Si quieres destacar únicamente los duplicados a partir de la segunda ocurrencia:

8) Encontrar el número de valores distintos (no duplicados) de una lista: De nuevo uso una fórmula de Chip Pearson, genial como siempre.

MENUS DESPLEGABLES DE COLOR Y BORDES EN EXCEL

Si sueles trabajar con Bordes y Colores de relleno y de fuente, seguro que usas el desplegable de la barra de formatos para acceder a tus opciones preferidas o más habituales.

Si lo tienes que hacer muy a menudo no resulta eficiente, pero si pinchas en esa pequeña línea de puntos del desplegable y lo arrastras dentro de tu hoja, puedes convertirlo en un menú flotante para facilitar el acceso.

El truco funciona con los desplegables de Bordes, Color de relleno y Color de fuente. Cuando ya no los vayas a seguir usando ciérralos pulsando la X.

ESTILOS EN EXCEL

Un estilo es un conjunto de opciones de formato. Si utilizas a menudo ciertos formatos de celda, conviene automatizarlos para tenerlos disponibles con un solo click de ratón.

Por ejemplo, para mi comodidad a la hora de identificar los tipos de datos en mis hojas de cálculo, suelo aplicar a las celdas que requieren introducción del usuario un fondo amarillo, en miles con dos decimales, en negrita, alineadas a la derecha, centradas verticalmente y con el bloqueo desactivado (para que la protección de la hoja no impida la edición de las mismas). De esa forma sé, e indico a otros usuarios, qué celdas deben completarse para que las fórmulas y gráficos funcionen.

Todas esas opciones de formato las he agrupado en el estilo “Bloqueo de celda”, así que un solo click servirá para aplicar el formato deseado (número, alineación, tipo de fuente, características de fuente, borde, tramas y protección), sin pasar por un montón de pasos repetitivos cada vez:

 

Excel 2003 ofrece unos poco estilos prediseñados (bastante pobres). Puedes acceder a ellos desde el desplegable de la barra de formatos:

1) Crear un estilo: Despliega el cuadro de diálogo de Estilos (menú Formato > Estilos…). En el desplegable superior escribe el nombre de tu nuevo estilo y pulsa Modificar. Aparecerá el clásico diálogo de formatos, que puedes modificar a tu gusto.

Cuando hayas terminado con el formato deseado, pulsa Agregar y ya tienes creado el estilo.

2) Copiar un estilo: Si encuentras un estilo que te guste en otro libro de Excel, puedes copiarlo al tuyo propio. Para eso basta que tengas abiertos los dos libros, y manteniendo activo el tuyo despliega el cuadro de Estilos, y selecciona Combinar. Ahora elige el otro libro y al pulsar aceptar se habrán añadido todos los estilos que tuviera el otro libro.

3) Crear un estilo usando el formato de una celda existente: Sitúate sobre la celda cuyo formato quieres usar para crear un nuevo estilo. Ahora pincha en el desplegable Estilo de la barra de formatos, escribe el nombre de tu nuevo estilo y listo. Si luego quieres modificarlo puedes hacerlo desde el menú Formato > Estilos.

4) Crear estilos disponibles para todas tus hojas de cálculo: Los estilos se crean específicamente para cada libro Excel. Sin embargo es posible crear estilos que estén disponibles para cualquier nuevo libro que crees.

En un libro nuevo, crea o combina todos los estilos que necesites. A continuación tienes que guardar este libro como plantilla, de forma que cada vez que hagas Archivo > Nuevo > Libro en blanco, éste se generará con todos los estilos que guardaste en la plantilla.

Nota: Una plantilla tiene la extensión XLT. Para guardar una plantilla, debes elegir ese tipo de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como, y además debes elegir la carpeta donde Excel almacena las plantillas de hojas de cálculo.

En resumen:

• selecciona el comando “Guardar como”,
• elige el tipo de archivo “Plantilla (*.xlt)”,
• en “Guardar en” selecciona el directorio de plantillas Excel. Si no sabes exactamente cuál es el directorio en tu ordenador, realiza una búsqueda en tu disco duro del archivo libro.xlt.
• el nombre de archivo debe ser necesariamente libro.xlt, y sobrescribir el archivo existente.

Si lo has hecho correctamente, el siguiente libro que crees ya incluirá todos tus estilos.

 5) Eliminar un estilo: En el mismo cuadro de diálogo de Estilo encontrarás un botón para Eliminar el formato seleccionado en el desplegable.

6) Quitar un estilo de las celdas seleccionadas: Nada más fácil, en el desplegable de la barra de formatos, elige el estilo Normal y las celdas dejarán de tener el otro estilo.

 

Por último, puedes elegir qué formatos debe sobrescribir tu estilo. Esto es útil cuando quieres aplicar solo alguna característica (por ejemplo el formato de número), pero sin modificar ningún otro formato de la celda. Para eso, en la definición del estilo desmarca las opciones no deseadas:

SELECCIONES SELECTIVAS EN UNA HOJA DE CALCULO (IR A ESPECIAL)

El menú Ir a… (atajo Ctrl+I) sirve para desplazarse a un rango determinado de tu libro Excel. (Lo encontrarás en el menú Edición si no quieres usar el atajo de teclado).

Sin embargo tiene una opción poco conocida que resulta muy útil: se denomina IR A ESPECIAL. La encontrarás como un botón en la parte inferior del cuadro de diálogo Ir a, y tiene estas opciones:

Esta técnica permite selecciones selectivas de celdas: por ejemplo celdas que incluyan comentarios, constantes, fórmulas, en blanco, etc. O bien celdas con algunas características especiales: que incluyan formatos condicionales, o validaciones de datos.

De esa forma, si existen rangos o celdas no adyacentes que contienen una propiedad especial, puedes seleccionarlas de una sola vez por ejemplo para poder aplicar formatos específicos. Es equivalente a selecciones sucesivas de rangos usando la tecla Control, pero mucho más rápido.

Nota: el menú Ir a Especial puede acotarse a la selección activa de tu hoja, o bien permitir que aplique a la hoja completa. Todo depende de si has seleccionado un rango de celdas o no antes de seleccionar Ir a Especial.

¿Para qué puedo usarla?. Bueno, la selección selectiva permite acelerar algunos trabajos:

Ejemplo 1) si tienes varias listas de datos y quieres añadir una fórmula Suma a todas ellas a la vez, abre el cuadro de diálogo Ir a Especial y elige Constantes + Números.  

Al pulsar Aceptar, tendrás seleccionadas todas las series de datos, y si ahora eliges el icono Autosuma:

verás que todas las series han conseguido una fórmula suma, en vez de tener que hacerlo para cada serie por separado.

Ejemplo 2) si has acabado tu hoja de cálculo, y tienes por un lado celdas que requieren introducción de valores por el usuario y otras que son fórmulas, es recomendable resaltar aquellas que son datos, y dar un formato especial a las que ofrecen un resultado. Vuelvo al mismo ejemplo:

- Selecciona Ir a Especial, y elige Constantes+Números. Quedan seleccionadas las 30 celdas que incluyen un número constante, y aplico un fondo de celda amarillo para identificarlas como celdas que requieren introducción de datos.

- Selecciona Ir a Especial, y ahora elige Constantes+Texto. Quedan seleccionadas las 11 celdas que incluyen algún texto, y aplico el color azul.

- Selecciona Ir a Especial y elige Celdas con Fórmulas+Números. Quedan seleccionadas las 30 celdas con fórmulas que genera un número, y aplico un borde sencillo y negrita.

Esto es solo un ejemplo pequeño, en el que con unos pocos clicks consigues un formato mejorado. Imagínate una hoja de cálculo con cientos de celdas para aplicar formatos… sería una pesadilla sin tener Ir a Especial.

Ejemplo 3) Con el mismo ejemplo, selecciona en Ir a Especial las Celdas en blanco, y a las celdas seleccionadas aplica un fondo gris.

Supongamos que has aplicado validación de datos a las celdas que requieren introducción del usuario (las de fondo amarillo). En rangos de tamaño grande puede llevarte un buen rato, pero con Ir a Especial y Celdas con validación de datos, consigues seleccionar solo las 30 celdas concretas y modificar los criterios de validación como quieras.

Ejemplo 4) Si quieres identificar las celdas precedentes de la celda activa. Por ejemplo, si la celda B7 es el resultado del producto de 50 celdas distintas, si seleccionas “Celdas precedentes”, quedarán seleccionadas todas ellas. Lo mismo funciona al revés con “Celdas dependientes”, de forma que puedes seleccionar todas aquellas que contienen fórmulas que incluyen la celda activa.

Ejemplo 5) Para seleccionar y luego borrar los errores de tu hoja de cálculo:

Ejemplo 6) Para llenar rápidamente huecos en una lista de datos. En la tabla siguiente hay huecos sin completar con los nombres de los clientes. Selecciona el rango B3:B12, despliega “Ir a Especial” y elige “Celdas en blanco”. Con eso quedan seleccionadas las celdas vacías.

Opción 1) Ahora puedes escribir a mano los nombres. Cada vez que pulses ENTER irás a la siguiente celda seleccionada.

Opción 2) Ya que las celdas a completar será siempre iguales a la inmediata superior, escribe en la celda B5 la fórmula =B4 y ahora (importante) pulsa CTRL+ENTER. Con solo eso todas las celdas se han completado.

Nota: Para la selección de celdas con el comando “Ir a Especial” puedes restringir la instrucción a un grupo reducido de celdas (por medio de seleccionar un rango de celdas concreto antes de nada), o aplicarlo a toda la hoja de cálculo activa.

PERFECCIONAR UN GRAFICO EN EXCEL

Cuando escribí hace unos días el post sobre la forma de crear plantillas de gráficos personalizados, asumía que dar formato al gráfico base era un proceso conocido, pero he recibido un par de correos solicitando más información, así que intentaré describirlo con detalle.

Para empezar tienes este gráfico poco agraciado, obtenido con las opciones por defecto de Excel. Indico los nombres de los principales componentes del gráfico a los que me referiré en el proceso posterior:

Voy a ir de dentro hacia afuera. Y que quede claro que voy a aplicar los cambios que prefiero yo personalmente, pero las opciones son tantas como los distintos gustos:

a) Haz doble click en el área de trazado del gráfico. Elimina el color del área y el borde. Pulsa aceptar.

b) Haz doble click en una de las líneas de división. Ponlas discontinuas y en un color gris tenue.

 

c) Haz ahora doble click en una de las series del gráfico. Obtendrás este cuadro de diálogo.

En Tramas quítale el borde a la serie de datos, elige el color que prefieras, y si quieres entra en “Efectos de relleno”  (no suele ser aconsejable en términos de visualización, aunque quede más elegante). Pulsa Aceptar, vuelve al gráfico y repite los pasos con la otra serie de datos.

De nuevo doble click en una serie de datos, y ahora vamos a la pestaña de “Opciones”. Elige valores de Superposición y Ancho del rango de 50 y 50. [El primer parámetro establece cuánto se superponen entre sí las distintas series de un gráfico (su valor varía entre –100 y +100). El segundo cuánto ocupan las series en el espacio entre dos puntos del eje X (su valor varía entre 0 y 500)].

Si la serie con datos menores quedara situada por detrás de la mayor, es preferible cambiar el Orden de las series para mostrarla por delante. En este gráfico no ocurre pero si lo necesitas haz doble click en una serie cualquiera, vete a la pestaña de Orden de las series, selecciona una de ellas y presiona Subir o Bajar según lo necesites:

d) Haz doble click en el Area del gráfico. En Tramas elige un borde personalizado en color suave (gris) y aplica las esquinas redondeadas (o quizá ningún borde, para que se integre mejor en tu hoja de cálculo). En Fuente recuerda deshabilitar la opción de Autoescala para evitar que el tamaño de fuente cambie cuando quieras aumentar o reducir de tamaño tu gráfico:

e) Haz click con el botón secundario en el Área del gráfico y elige “Opciones de gráfico” del menú. En la pestaña de Títulos escribe los nombres del gráfico y de los dos ejes. Pulsa Aceptar. Si crees que el formato o el tamaño de la fuente son mejorables haz doble click en los nombres (en cada uno) y modifícalos a tu gusto.

También puedes hacer doble click sobre los ejes para modificar el formato de la fuente.

f) Pincha dentro de la Leyenda y sin soltar el botón arrástrala a una nueva posición más adecuada. A continuación selecciónala y a partir de una de sus vértices dale un nuevo tamaño y dirección (verás que el contenido que la Leyenda se adapta a tus operaciones). A continuación haz doble click en la Leyenda y elimina su borde, o dale un fondo de color diferente, o cambia su fuente…

g) Pincha ahora sobre el área del gráfico, y arrastrando desde cualquiera de los pequeños cuadrados que aparecen en su perímetro ajústalo para ocupar lo más posible del área de trazado, para maximizar la visualización del gráfico.

Y con todos estos cambios ya tienes el nuevo gráfico. La mejora es evidente:

Ahora no te olvides de guardar tu flamante gráfico en forma de plantilla, para que no tengas que repetir todos estos pasos en futuros gráficos. Está explicado aquí.

Aunque he descrito muchas opciones, existen muchas más para dar formato a los gráficos. Pero de esas hablaré más adelante…

CREAR PLANTILLAS PERSONALIZADAS DE GRAFICOS EN EXCEL

Si eres usuario habitual de Excel, habrás hecho gráficos alguna vez. Y has descubierto que las opciones por defecto de Excel para los gráficos son un desastre. Con este gráfico el jefe se pondría a bostezar:

Así que te pones a hacer todos esos ajustes de formato que has repetido un millón de veces (el área de gráfico, el color, la anchura de las columnas, el tipo y tamaño de fuente, esa leyenda…) incluso puede que tengas unas macros… ¿Y por qué no creas una plantilla personalizada de gráficos a tu gusto y ganas horas de trabajo?.

Como digo, pon primero el gráfico a tu gusto. Dedícale todo el tiempo que quieras, porque será la última vez que lo hagas. Pongamos que te queda así:

Ahora selecciona el gráfico, vete al menú Gráfico de Excel y selecciona Tipo de Gráfico…, en la segunda pestaña “Tipos personalizados” elige “Definido por el usuario” y pincha en “Agregar”:

dale un nombre y una descripción para recordar las características (aunque aparecerá en vista previa –Muestra- en el futuro no está de más que escribas algo de información):

Y ya está, la próxima vez que vayas a hacer un gráfico vete a los “Tipos Personalizados”, elige “Definidos por el usuario”, selecciona tu flamante plantilla y voilá, has ganado un tiempo precioso.

Haz pruebas hasta conseguir la plantilla deseada. Verás que hay cosas que no merece la pena almacenar como plantilla, como por ejemplo el título del gráfico (queda fijado el texto que tuviera la plantilla), pero eso ya depende de tus gustos. Si usas un tipo de gráfico más a menudo que ningún otro, puedes además establecerlo como “predeterminado” si pinchas en “Establecer como predeterminado”, con eso incluso te ahorras tener que seleccionarlo cada vez.

Nota: Las plantillas de gráficos en Excel se almacenan en un archivo llamado XLUSRGAL.XLS.

Por acabar, si en un archivo de Excel de otro usuario ves un gráfico que te gusta, puedes usar esta técnica para guardarlo como plantilla en tus Tipos Personalizados.

Una cosa más, en Internet encontrarás centenares de gráficos personalizados. Yo te recomiendo que visites a el blog de Chandoo, y te descargues sus plantillas de gráficos. Son 73 plantillas incluidas en un único archivo zip, comprende los tipos de gráficos más usuales, están bien diseñadas, hace un uso excelente de los colores, y son gratis. Este es el enlace: Plantillas de gráficos Chandoo. Si tenéis cualquier problema dejadme un mensaje y os la envío por correo, son solo 400 Kb.

Extreme #1 – FORMATOS DE NUMERO EN EXCEL

Bajo la etiqueta de Extreme incluiremos algunos posts más largos y detallados, en los que trataremos de exprimir al máximo un tema concreto. El primer Extreme irá sobre los formatos de número en Excel.

FORMATOS DE NUMERO

El formato define cómo Excel mostrará un valor o expresión de una celda, únicamente es la forma de mostrarlo pero sin alterar su valor real. La celda aplicará un formato seleccionado a lo que hayas escrito, mientras que la barra de fórmulas lo muestra sin alterar:

Excel define el formato de una celda en cuatro secciones, separadas por [;] según a qué se quiera aplicar, siendo el orden de esas cuatro secciones:

• números positivos
• números negativos
• valores cero
• valores de texto

Por ejemplo si el formato dado a una celda es #.##0;-#.##0;; significa que los números positivos se mostrarán como 2.545, los negativos como –2.545, mientras que no se ha definido un formato específico para los valores cero ni para los de texto (las secciones 3 y 4 están vacías).

Nota: Para definir el formato, no es necesario indicar las cuatro formas o secciones, pero debes recordar que si solo especificas 2 secciones, la primera se usará para números positivos y valores cero, y la segunda para números negativos (por ejemplo #.##0;-#.##0 es suficiente para tratar con cualquier número). Por otro lado, si especificas solo 1 sección de las cuatro posibles, será la que se use para cualquier número. Por último, el texto (cuarta sección) solo será de aplicación en el formato si lo defines.

Para conocer el formato dado a una celda, o para modificarlo, selecciona el menú Formato > Celdas (o mejor usa el atajo de teclado [Ctrl+1]) para llegar a este cuadro de diálogo:

Hay doce categorías (General, Número, etc), y dentro de cada una hay mucho que ver. Las once primeras son las predeterminadas como más usuales por Excel (un día hablaremos en detalle de algunas de ellas), pero es la última (Personalizada), en la nos vamos a centrar porque es la más versátil y dónde más trucos podemos aplicar.

Nota: Excel permite almacenar entre 200 y 250 formatos de número en la categoría “Personalizada”. Estos se guardan en la propia hoja de cálculo, y en principio no estarán disponibles para nuevas hojas.

Nota: Para ver cómo codifica Excel un formato predeterminado, entra en una categoría cualquiera, por ejemplo la de Moneda y selecciona un formato de tu gusto. Ahora selecciona la categoría “Personalizada” y verás los códigos aplicables a ese formato concreto:

Hasta aquí todo fácil. Los usuarios Excel novatos estáis encantados, los usuarios avanzados ya estáis dormidos. Vamos a complicarlo.

CODIGOS DE FORMATO

Los códigos de formato son modificadores que pueden usarse para construir muchos tipos. Esta es una relación de los mismos:

El código # especifica el redondeo a un dígito significativo, y el 0 (cero) tiene una función similar pero fuerza el valor cero si es necesario. Por ejemplo #,### mostrará el número 0,12345 como ,123 pero el código 0.### lo mostrará como 0,123.

El código ? fuerza la alineación decimal de los números; lo que hace es añadir espacios en cualquier lado del número. Es recomendable combinar su uso con una fuente de espaciado fijo (como Courier) para que el efecto sea perfecto. por ejemplo el código de formato de número ,??? forzará que todos los números con este formato muestren tres espacios después de la coma decimal.

Y estos son algunos ejemplos aplicados de esos formatos:

Nota: La notación científica 1,23E+04 se lee como 1,23 x 10^4, es decir 1,23 por 10 elevado a la cuarta potencia (o, más fácil 12.300).

Bueno, ¿pero cómo creo exactamente un formato personalizado de número?. Selecciona en tu hoja de cálculo la celda o celdas que quieres formatear, ya sabes llegar al cuadro de diálogo de formato de celdas, y sabes además llegar a la categoría Personalizada. Ahora no tienes más que escribir lo que quieras, Excel lo guardará junto con tu hoja de cálculo cuando la guardes. Solo recuerda el criterio de las cuatro secciones:

Aún hay más, también puedes dar color a tus números, y establecer condiciones que determinen el formato de manera condicional. Respecto a los colores, basta con anteponer entre corchetes un nombre de color, por ejemplo [Rojo]#.##0 mostrará tus números sin decimales, con separador de miles y en color rojo. Los nombres de los colores principales que puedes utilizar son éstos:

Si no te parecen bastantes, utiliza el modificador [Color n], donde n es el código de color (desde 1 hasta 56) correspondiente a la paleta de Excel que esté activa en ese momento. Esta es la paleta estándar de Excel 2003:

Y llegamos a las condiciones para establecer formatos de número. Está muy bien eso de poner colores, pero ¿y si además quiero colores distintos para rangos de valores?. Nada más fácil; la teoría dice que al menos hay que establecer un operador de comparación y un valor:

• El operador de comparación puede ser cualquiera de éstos: <, >, =, >=, <=, <>
• Y el valor obviamente puede ser cualquier número
• La única limitación es que a un número solo pueden asignarse dos condiciones.

Con eso, y sumado a lo que sabemos de los colores, damos formato a esta serie de números en función de su valor por debajo o por encima de 100 de esta forma [Rojo][<=100]Estándar;[Azul][>100]Estándar:

Nota: Esta técnica es similar pero no es la de Formato Condicional al que se llega a través del menú específico ‘Formato>Formato condicional’. Esta última se aplica al formato de la celda en general, no solo al formato de un número, que es lo que estamos viendo ahora (el Formato Condicional se merece un Extreme propio en un futuro).

Nota: No es una limitación al formato de números, sino una característica de Excel (al menos hasta la versión 2003 que nosotros sepamos). Esta consiste en que Excel sigue el estándar IEEE 754 para almacenar y calcular números, lo cual hace que solo tome los primeros 15 dígitos significativos y sustituya los siguientes por ceros. En la práctica, supone que si quieres dar formato al número 1111222233334444 con el código ####-####-####-####, Excel mostrará 1111-2222-3333-4440 en la celda, sin el último 4.

Y si crees que ya lo sabes todo, disfruta con algunos ejemplos:

a) Este es original de http://www.ozgrid.com, y toma los colores y modificadores de texto para clasificar los valores de una columna de números. Además, el asterisco (que es un modificador de formatos de texto) se ocupa de alinear a la izquierda las palabras, mientras que los números quedan de forma natural a la derecha:

b) Microsoft tenía una plantilla de ejemplos de formato de números (de Lori Turner), de donde he tomado y traducido los siguientes. (Algunos incluyen formateo de texto, pero he preferido dejarlos todos):

c) Algunos ejemplos más, de formato de número con condiciones, tomados de una plantilla de Microsoft:

d) A menudo resulta útil mostrar las unidades con las que estás trabajando, pero si escribes texto junto con el número, no puedes hacer operaciones matemáticas después. Para estos casos puedes usar el formato de números de la siguiente forma:

e) Usando medidas variables: Con las condiciones puedes definir varias medidas (por ejemplo para añadir los sufijos millones y miles en función del valor de la celda). Sin embargo hay que señalar que al usar las condiciones de esta forma perdemos la posibilidad de asignar formato a los números negativos.

COMO TRABAJAR MEJOR CON FORMATOS DE NUMERO

1) Atajos de teclado: No hay muchos que hayamos identificado, pero aquí hay cuatro para dar formato rápido a tus números (funcionan al menos en Excel 2003):

2) Barras de herramientas: Sin entrar en personalizaciones, Excel ofrece algunos botones de acceso rápido a través de las barras de herramientas.Mostramos los disponibles en Excel 2003:

3) Recuerda que el formato de números es una técnica que puede aplicarse en cualquier momento en que muestras un número en Excel. Eso incluye los gráficos, en los que puedes mejorar la presentación ajustando los valores de los ejes:

haciendo que los valores cero queden ocultos y el resto en color en función de su valor:

o haciendo que se muestren más o menos decimales según el valor de la serie usando el formato condicionado, o para mostrar los valores negativos entre paréntesis, etc.

4) Utilidades (add-ins) específicas: Tampoco es que existan demasiadas, pero vamos a ello:

4.a) si trabajas con muchos formatos de número a la vez, es posible que te interese instalar esta pequeña utilidad que pone entre tus menús de Excel una exhaustiva relación de formatos de número para aplicarlos rápidamente, o personalizar tus preferidos. Su nombre es NumberFormats, es gratuita y está en inglés (sirve para Excel 2003 y versiones anteriores).

4.b) Ozgrid tiene una utilidad de pago (Number Manager, $30) que tiene buena pinta para automatizar o acelerar las técnicas que hemos descrito en este post. Lo tienes aquí: Ozgrid Number Manager.

5) Para añadir caracteres especiales a tus formatos de número (símbolos de grado Celsius, de copyright, divisas, etc), necesitas conocer los códigos del mapa de caracteres, cuyo equivalente se consigue pulsando la tecla ALT más el código ansi correspondiente:

Por ejemplo, para añadir el símbolo del copyright a la derecha del número, he tenido que introducir ALT+0169 en el campo de formato personalizado. Aquí está la lista completa de códigos, quien sabe cuándo puedes necesitarla:

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Eso es todo amigos. Agradeceré comentarios y más ejemplos que añadir a este post.