MENUS DESPLEGABLES DE COLOR Y BORDES EN EXCEL

Si sueles trabajar con Bordes y Colores de relleno y de fuente, seguro que usas el desplegable de la barra de formatos para acceder a tus opciones preferidas o más habituales.

Si lo tienes que hacer muy a menudo no resulta eficiente, pero si pinchas en esa pequeña línea de puntos del desplegable y lo arrastras dentro de tu hoja, puedes convertirlo en un menú flotante para facilitar el acceso.

El truco funciona con los desplegables de Bordes, Color de relleno y Color de fuente. Cuando ya no los vayas a seguir usando ciérralos pulsando la X.

BOTON PARA QUITAR LA CUADRICULA DE HOJAS DE CALCULO

Si sueles eliminar la cuadrícula (líneas de división) de tus hojas de cálculo, seguramente usas el método largo: menú Herramientas > Opciones, pestaña Ver, opción Líneas de división:

Sin embargo existe una técnica para añadir un botón a la barra de herramientas que facilite esta tarea.

Simplemente elige el menú Ver  > Barras de Herramientas y selecciona la barra de herramientas de Formularios. Te aparecerá la barra de botones correspondiente, donde uno de ellos sirve exactamente para activar/desactivar las líneas de división de la hoja de cálculo activa.

 

Pulsa Ctrl+Alt, pincha en ese botón, y sin soltar arrástralo sobre tu barra de herramientas habitual (la de Formato por ejemplo). Ya tienes el botón disponible para activar/desactivar la cuadrícula fácilmente.

TITULO VARIABLE DE GRAFICO

Puedes hacer que el título de tu gráfico Excel esté ligado al contenido de una celda concreta de la hoja de cálculo, para poder cambiarlo fácilmente.

Selecciona el título del gráfico, ve a la barra de fórmulas y escribe el signo = (igual). Pincha ahora en la celda que contenga lo que quieras que sea el título del gráfico (en mi caso la B2) y pulsa Enter.

Listo, cada vez que modifiques la celda B2 el título del gráfico cambiará.

Nota: Verás que no sirve escribir a mano =B2 en la barra de fórmulas, tienes que seleccionar la celda con el ratón (o escribir la referencia a la celda incluyendo el nombre de la hoja seguida del signo de exclamación !).

NOMBRES RESERVADOS EN EXCEL

Intenta renombrar una de las hojas de tu libro Excel con el título “Historial”. Obtendrás el mensaje de que no puedes usar ese nombre:

Esto es así porque el nombre de hoja “Historial” es usado por defecto para mostrar las modificaciones en un libro de Excel sujeto al control de cambios de libros compartidos.

Existen algunas otras limitaciones respecto a nombres en Excel. Por ejemplo hay palabras que no puedes usar para nombrar rangos (menú Insertar > Nombre > Definir). Son palabras prohibidas para nombres de rangos:

• las que equivalen a referencias de celda, como A5, A3:B7, etc
• las que comiencen con un número, como 5VENTAS o 1111P (debes usar _5VENTAS). En general, no son válidas a menos que empiecen por una letra, el backslash (\) o el interrogante (?).
• las que contengan un espacio (debes usar el guión bajo o el punto decimal  si quieres usar varias palabras, como “Mi_Rango” o “Mi.Rango”)
• las que empiecen desde F1 hasta F65536. [Por el contrario F0 y F65537 funcionan bien como nombres].
• las que empiecen desde C1 hasta C65536 (igual que en el caso anterior).
• las que Excel utiliza para otros cometidos (como “Títulos_a_imprimir” o “Área_de_impresión”)
• las que excedan de 255 caracteres de longitud. A partir de 253 ya genera problemas.
• no exactamente una prohibición, pero “resultado” y “ReSuLtAdO” se tratarán como un mismo nombre en Excel (no se diferencia entre mayúsculas y minúsculas). El segundo nombre eliminará al primero en Excel 2003, y se pedirá una confirmación en Excel 2007.
• las que contengan caracteres que no sean (A…Z), (0…9) o “.”, “_” y “?”. Es decir, cualquier palabra que incluya otro carácter distinto a esos nos dará error (como # $ % & @ + …). [No lo he probado, pero he leído que los símbolos griegos sí se aceptan].

REPETIR TAREAS Y EJECUCION MULTIPLE EN EXCEL

En cualquier momento que hayas ejecutado una acción en Excel, puedes pulsar F4 y ésta se repetirá mientras no ejecutes una acción nueva.

Por ejemplo, puedes haber aplicado un formato complejo a una celda (número con tres decimales, en tamaño de fuente 10, centrado en la celda, con fondo rojo, borde inferior doble, bloqueo de celda, etc). Pues inmediatamente después (y hasta que ejecutes una nueva acción), te basta con pulsar F4 mientras seleccionas otras celdas para que se reproduzca ese formato.

 

También puedes ejecutar fórmulas en varias celdas al mismo tiempo. Por ejemplo, para multiplicar estas tres filas de números, harías la primera operación, y luego arrastrarías hacia la derecha:

 

Sin embargo puede hacerse más rápido: si seleccionas primero las cuatro celdas donde quieres repetir la fórmula (B5 a E5), a continuación escribes la fórmula en la primera celda, y pulsas CTRL+ENTER, la fórmula se escribirá de una vez en todas las celdas del rango seleccionado.

SELECCIONES SELECTIVAS EN UNA HOJA DE CALCULO (IR A ESPECIAL)

El menú Ir a… (atajo Ctrl+I) sirve para desplazarse a un rango determinado de tu libro Excel. (Lo encontrarás en el menú Edición si no quieres usar el atajo de teclado).

Sin embargo tiene una opción poco conocida que resulta muy útil: se denomina IR A ESPECIAL. La encontrarás como un botón en la parte inferior del cuadro de diálogo Ir a, y tiene estas opciones:

Esta técnica permite selecciones selectivas de celdas: por ejemplo celdas que incluyan comentarios, constantes, fórmulas, en blanco, etc. O bien celdas con algunas características especiales: que incluyan formatos condicionales, o validaciones de datos.

De esa forma, si existen rangos o celdas no adyacentes que contienen una propiedad especial, puedes seleccionarlas de una sola vez por ejemplo para poder aplicar formatos específicos. Es equivalente a selecciones sucesivas de rangos usando la tecla Control, pero mucho más rápido.

Nota: el menú Ir a Especial puede acotarse a la selección activa de tu hoja, o bien permitir que aplique a la hoja completa. Todo depende de si has seleccionado un rango de celdas o no antes de seleccionar Ir a Especial.

¿Para qué puedo usarla?. Bueno, la selección selectiva permite acelerar algunos trabajos:

Ejemplo 1) si tienes varias listas de datos y quieres añadir una fórmula Suma a todas ellas a la vez, abre el cuadro de diálogo Ir a Especial y elige Constantes + Números.  

Al pulsar Aceptar, tendrás seleccionadas todas las series de datos, y si ahora eliges el icono Autosuma:

verás que todas las series han conseguido una fórmula suma, en vez de tener que hacerlo para cada serie por separado.

Ejemplo 2) si has acabado tu hoja de cálculo, y tienes por un lado celdas que requieren introducción de valores por el usuario y otras que son fórmulas, es recomendable resaltar aquellas que son datos, y dar un formato especial a las que ofrecen un resultado. Vuelvo al mismo ejemplo:

- Selecciona Ir a Especial, y elige Constantes+Números. Quedan seleccionadas las 30 celdas que incluyen un número constante, y aplico un fondo de celda amarillo para identificarlas como celdas que requieren introducción de datos.

- Selecciona Ir a Especial, y ahora elige Constantes+Texto. Quedan seleccionadas las 11 celdas que incluyen algún texto, y aplico el color azul.

- Selecciona Ir a Especial y elige Celdas con Fórmulas+Números. Quedan seleccionadas las 30 celdas con fórmulas que genera un número, y aplico un borde sencillo y negrita.

Esto es solo un ejemplo pequeño, en el que con unos pocos clicks consigues un formato mejorado. Imagínate una hoja de cálculo con cientos de celdas para aplicar formatos… sería una pesadilla sin tener Ir a Especial.

Ejemplo 3) Con el mismo ejemplo, selecciona en Ir a Especial las Celdas en blanco, y a las celdas seleccionadas aplica un fondo gris.

Supongamos que has aplicado validación de datos a las celdas que requieren introducción del usuario (las de fondo amarillo). En rangos de tamaño grande puede llevarte un buen rato, pero con Ir a Especial y Celdas con validación de datos, consigues seleccionar solo las 30 celdas concretas y modificar los criterios de validación como quieras.

Ejemplo 4) Si quieres identificar las celdas precedentes de la celda activa. Por ejemplo, si la celda B7 es el resultado del producto de 50 celdas distintas, si seleccionas “Celdas precedentes”, quedarán seleccionadas todas ellas. Lo mismo funciona al revés con “Celdas dependientes”, de forma que puedes seleccionar todas aquellas que contienen fórmulas que incluyen la celda activa.

Ejemplo 5) Para seleccionar y luego borrar los errores de tu hoja de cálculo:

Ejemplo 6) Para llenar rápidamente huecos en una lista de datos. En la tabla siguiente hay huecos sin completar con los nombres de los clientes. Selecciona el rango B3:B12, despliega “Ir a Especial” y elige “Celdas en blanco”. Con eso quedan seleccionadas las celdas vacías.

Opción 1) Ahora puedes escribir a mano los nombres. Cada vez que pulses ENTER irás a la siguiente celda seleccionada.

Opción 2) Ya que las celdas a completar será siempre iguales a la inmediata superior, escribe en la celda B5 la fórmula =B4 y ahora (importante) pulsa CTRL+ENTER. Con solo eso todas las celdas se han completado.

Nota: Para la selección de celdas con el comando “Ir a Especial” puedes restringir la instrucción a un grupo reducido de celdas (por medio de seleccionar un rango de celdas concreto antes de nada), o aplicarlo a toda la hoja de cálculo activa.

ATAJOS EXCEL CON LA RUEDA DEL RATON

Además del scroll arriba/abajo que se consigue con la rueda del ratón, puedes hacer:

• Control + rueda del ratón = aumentar/disminuir el zoom de la hoja activa en saltos de 15% (límite inferior 10% y límite superior 400%).
• Mayúsculas + rueda del ratón = mostrar/ocultar niveles de esquema.

Si además pulsas la rueda en vez de hacerla rodar, obtienes la posibilidad de scroll en cualquiera de las cuatro direcciones (arriba, abajo, izquierda, derecha) a la velocidad que desees. Cuanto más alejes el icono en cualquier dirección, más rápido será el scroll. Pulsa ESC para salir.

AJUSTE DE ESCALA PARA LA IMPRESION EN EXCEL

Dentro de las opciones de Archivo > Configurar página… tienes varias opciones para adaptar el tamaño de que quieres imprimir:

 

Es habitual ajustar “a ojo” la impresión usando el porcentaje de reducción o ampliación del rango a imprimir, hasta conseguir que todo quepa en la hoja que quieres imprimir:

Sin embargo resulta más efectivo definir solamente una de las dos dimensiones (ancho o alto), y dejar que Excel se ocupe de la otra. Para hacer que tu trabajo aproveche toda la anchura de la página, y que Excel decida cuántas páginas ocupará a lo alto, pon 1 como “páginas de ancho” y deja en blanco las “páginas de alto”.

 

De igual forma, puedes fijar en 1 la altura de la impresión, y dejar en blanco la anchura para que Excel la determine por su cuenta.

ARCHIVOS DE AREA DE TRABAJO EXCEL (XLW)

Los archivos Excel con extensión XLW se denominan áreas de trabajo. Su utilidad consiste en poder abrir de una sola vez varios archivos Excel que sueles usar conjuntamente.

Por ejemplo, suelo trabajar al mismo tiempo con estos tres archivos Balance.xls, Cta Rdos.xls, Presupuesto.xls, y quiero crear un área de trabajo XLW que los agrupe.

1) Abre manualmente todos los archivos que quieras agrupar en un área de trabajo única. Como ves yo he abierto los tres que mencionaba antes:

2) Vete al menú Archivo y selecciona el comando “Guardar área de trabajo…”. Le asigno un nombre que pueda recordar fácilmente (en mi caso Cierre mensual.xlw).

3) La próxima vez que entres en Excel, en vez de tener que abrir los tres archivos uno tras otro, selecciona el archivo de área de trabajo “Cierre mensual.xlw”, y verás que a continuación abre todos los archivos que incluiste en el mismo.

Nota: El archivo de área de trabajo no contiene una copia de cada uno de esos archivos, simplemente se encargará de abrirlos allá donde estén guardados. Su tamaño será muy pequeño, ya que solo contiene un mínimo de información de dónde están los archivos.

Nota: El área de trabajo también guardará la disposición, tamaño y organización de las ventanas en el momento en que se creó, para replicarlo la próxima vez que se abra.

Una segunda utilidad interesante es cuando tienes que dejar un trabajo inacabado para seguir el día siguiente. Crea un área de trabajo “Para seguir mañana.xlw”, y cuando abras Excel al día siguiente todo estará como el día anterior, para continuar donde lo dejaste.

MENU ARCHIVO EXTENDIDO

He recibido una consulta relativa a un post anterior, en el que mostraba que pulsando la tecla Mayúsculas se obtiene un menú Edición con nuevas opciones (Menú Edición extendido).

Me preguntaban si existen más comandos ocultos. Pues lo cierto es que sí, aunque yo solo conozco uno más. Si pulsas Mayúsculas y luego despliegas el menú Archivo, obtienes la opción “Cerrar todo”, para cerrar de una sola vez todos los archivos Excel abiertos, pero sin cerrar el propio Excel.

USAR A LA VEZ DOS VENTANAS DE UN MISMO LIBRO

Si tienes un Libro con varias Hojas, y existen referencias y formulas que relacionan distintas hojas, existe una forma de trabajar en paralelo con dos Hojas distintas de un mismo Libro (por ejemplo en la Hoja 1 obtienes resultados de las modificaciones que estás haciendo en la Hoja 2, y puedes ver las dos al mismo tiempo).

¿Imposible?. No, Excel tiene esta funcionalidad habilitada, aunque no es muy conocida.

Por ejemplo, en mi libro Presupuesto.xls tengo una hoja Resumen y otra de Detalle. La primera me ofrece algunos cálculos hechos con datos de la segunda.

Para revisar números, me muevo entre una y otra hoja, lo cual no es muy eficiente. Sin embargo, si voy al menú Ventana y elijo el comando Nueva ventana Excel abre de nuevo el archivo (en la barra de tareas aparecen como Presupuesto.xls:1 y Presupuesto.xls:2).

Si vuelvo ahora al menú Ventana, aparece un nuevo comando llamado “Comparar en paralelo con Presupuesto.xls:1”, que me permitirá tener abiertas dos instancias del mismo libro:

Si elijo ese comando, tendré abierto el mismo libro dos veces, de forma que en uno puedo estar en la Hoja Resumen y en el otro la Hoja Detalle. Los cambios que hago en cualquiera de las dos instancias del Libro se actualizan inmediatamente en la otra.

Verás que además aparece una nueva barra de herramientas “Comparar en paralelo”:

• Desplazamiento sincrónico hace que los movimientos en horizontal o vertical en una de las hojas en paralelo se reproduzcan en la otra (bien sea hecho con las barras de desplazamiento de cada hoja, o bien cuando te mueves con los cursores por una de las hojas). Si no estás haciendo comparaciones sino que te quieres mover libremente e independientemente en cada hoja, desactiva esta opción.
• Restablecer posición de la ventana: vuelven a sus posiciones iniciales antes de la comparación.
• Cerrar en paralelo finaliza la comparación, pero no cierra las distintas instancias de tu Libro. Tendrás que cerrarlas una por una. Cuando cierres todos los “duplicados” solo quedará tu archivo original. Recuerda que no importa en que instancia o versión del libro hagas tus cambios, porque se reproducen en todas ellas.

La comparación no se limita a dos ventanas, puedes tener abiertas tantas como necesites (Presupuesto.xls:3). En este caso, cuando vayas al comando “Comparar en paralelo” te saldrá un cuadro de diálogo para que selecciones contra que hoja quieres comparar la que está activa:

Por último, solo indicar que esto es la combinación de dos técnicas diferentes. La primera es la de Nueva ventana (que abre varias instancias de un único libro 1, 2, 3…), la segunda es Comparar en paralelo. Digo esto porque la técnica de Comparar en paralelo puede usarse para trabajar con dos archivos distintos (por ejemplo para control de cambios entre versiones diferentes de un libro).

HERRAMIENTAS PARA ANALISIS EN EXCEL

Excel incluye con su instalación un paquete adicional, sin coste añadido, que está desactivado por defecto dado su componente técnico. Se denomina “Herramienta para Análisis” (Analysis ToolPak, o ATP), y añade numerosas funcionalidades de análisis.

Para activarlo debes ir al menú Herramientas > Complementos, y seleccionar la línea de “Herramientas para análisis”. Es posible que Excel te pida el CD o la ruta de instalación original. Cuando lo hayas hecho habrás añadido a tu Excel dos utilidades principales:

• un nuevo comando en el menú Herramientas llamado “Análisis de datos”, que despliega un cuadro de diálogo para que selecciones el análisis deseado. Su aplicación está claramente enfocada a la estadística:

• numerosas nuevas funciones Excel, que se habrán añadido en su categoría correspondiente (Financieras, Fecha y Hora, Estadísticas, Ingeniería, etc). Esta es la relación completa, con sus equivalencias inglés-español:

Si alguno queréis el archivo completo de estas funciones con su notación y descripción individual de uso, mandadme un correo a SGEBlog(arroba)gmail.com y os lo hago llegar.

Nota: Si en tus hojas de cálculo utilizas las funciones añadidas con las Herramientas para Análisis, otros usuarios que usen la hoja deberán activarlas también, u obtendrán errores al no identificar Excel la función utilizada (en su lugar aparecerá #¿NOMBRE?). La situación se complica aún más cuando el usuario creó una hoja con el ATP en inglés y otro usuario español quiere usar el archivo.

Nota: Aquí puedes encontrar una utilidad que facilita la traducción de todas las funciones del Analysis ToolPak al español (entre otras lenguas): http://www.rondebruin.nl/atptranslator.htm.

Nota: Existe un segundo paquete llamado “Herramientas para Análisis-VBA”, cuya función queda bastante clara con el nombre que tiene.

MENU EDICION EXTENDIDO

El menú Edición en Excel tiene trucos. Si lo despliegas de forma habitual tienes las opciones conocidas de copiar, pegar, etc, pero si pulsas la tecla Mayúsculas y a continuación lo despliegas, verás que hay algunas opciones diferentes.

A la izquierda, las opciones habituales, a la derecha las opciones de Edición si pulsas la tecla Mayúsculas. Verás tres opciones nuevas: Copiar Imagen, Pegar Imagen y Pegar vínculos de imagen.

 

Lógicamente, el nuevo menú también funciona con el atajo Alt+May+E. ¿Pero para qué sirve?. 

1 Copiar imagen) Selecciona un rango cualquiera en Excel, presiona Mayúsculas, despliega el menú Edición y selecciona “Copiar Imagen…”. Te aparece un nuevo cuadro de diálogo, selecciona las opciones por efecto por ahora:

y en ese momento tienes en el portapapeles de Office una imagen del rango que seleccionaste. Puedes pegarla en cualquier documento, por ejemplo en un correo electrónico para incluir esa información pero sin mandar tu archivo Excel completo.

2 Pegar imagen) La otra opción que aparece en el “nuevo” menú Edición es “Pegar Imagen” y funciona de forma similar. Copia de la forma habitual un rango de celdas (Ctrl+C) y sitúate en otra celda, pulsa Mayúsculas al desplegar el menú Edición y selecciona “Pegar Imagen”. El resultado es el mismo.

Como imagen, puedes usar la barra de herramientas correspondiente para editarla, girarla, etc.

3 Pegar vínculos de imagen) La tercera “nueva” opción se conoce también como “Camera Tool”. Su principal propiedad es que crea un vínculo dinámico entre el rango origen y la imagen creada, y abre un abanico de posibilidades increíble.

Me explico. Si seleccionas un rango de celdas, lo copias de forma normal (Ctrl+C) y vas a alguna otra celda de tu hoja y con el nuevo menú Edición de dices “Pegar vínculos de imagen”, esta nueva imagen es dinámica pues se actualiza cada vez que haya alguna modificación (en valores, formatos, etc) en el rango de celdas desde el que se creó.

Por ejemplo, he seleccionado y copiado como siempre el rango B2:C4 de mi hoja, y para pegarlo he elegido la nueva opción “Pegar vínculos de imagen”. He coloreado el fondo de la imagen en naranja para distinguirlo:

Si ahora modifico la celda C3 de su valor original 345 a 700, verás que la imagen generada antes también queda actualizada con el nuevo valor. Lo mismo si pongo algún formato diferente.

Esta técnica de “Camera Tool” o de “imagen vinculada” vale también para gráficos, o puedes incluir en una hoja de tu libro imágenes dinámicas de muchos rangos de otras hojas de tu libro, a modo de resumen de valores clave de tu libro que quieres destacar en una sola hoja como resumen. Esta es una opción muy utilizada en dashboards, resúmenes, etc.

Volveré a “Camera Tool” en el futuro, como digo tiene muchas posibilidades.

INSERTAR UN ARCHIVO EN UNA HOJA DE CALCULO

En ocasiones resulta útil incluir dentro de la propia hoja de cálculo un archivo que añada información o complemente los cálculos, o para evitar que haya tres o cuatro archivos separados para un mismo proyecto.

Por ejemplo, quieres incluir el presupuesto de un proveedor que has usado para cálculos dentro de tu propia hoja de cálculo.

Nota: Si los archivos a insertar son muy grandes, esta técnica no es aconsejable, porque aumenta el tamaño de tu hoja de cálculo, y puede generar problemas.

Para insertar un archivo, selecciona el menú Insertar > Objeto…, y en la segunda pestaña “Crear desde un archivo” (1) pincha en “Examinar” (2). Selecciona de tus directorios el archivo que quieras insertar.

Pincha ahora la opción “Mostrar como icono” (3) y a continuación podrás determinar el nombre con el que quieres que se muestre en tu Hoja de cálculo, seleccionando “Cambiar icono” (4).

En el cuadro siguiente edita el nombre que aparece, por ejemplo eliminando la ruta de acceso. También puedes cambiar el icono por defecto de ese archivo:

 

Pulsa Aceptar en los cuadros, y acabarás con el archivo insertado en tu Hoja de cálculo:

Cuando hagas doble click en el icono del archivo insertado, éste se abrirá. También puedes desplazarlo en tu Hoja de cálculo, copiarlo o cortarlo. Si lo seleccionas, verás como lo identifica Excel:

Nota: Como alternativa, en vez de mostrarlo como icono, puedes elegir que se vea directamente en la Hoja de cálculo. Para eso no marques la opción de “Mostrar como icono” del paso 3 anterior.

Nota: Además, puedes vincular un archivo en vez de insertarlo, de forma que el archivo sigue en tu disco duro en vez de añadirse al fichero Excel. No es una opción recomendable si quieres movilidad para tu hoja de cálculo, o si inadvertidamente mueves de ubicación el archivo vinculado.

LISTAS DE DATOS EN EXCEL

Según la Ayuda de Excel: una Lista proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Es una funcionalidad que se añadió en la versión Excel 2003. Durante años ni siquiera llegué a usarla, pero lo cierto es que tiene su utilidad.

Empecemos por crear una Lista con unos pocos datos. Sin necesidad de seleccionar nada pulsamos Ctrl+Q (o a través del menú seleccionamos Datos > Listas > Crear lista).

Con eso has creado una Lista, que queda resaltada por un borde de color.

Verás que se han añadido flechas en los encabezados de columna (como cuando activas la función Filtro), así como un asterisco (*) que marca el límite de la Lista (donde podrás escribir para añadir datos) también aparece en la esquina inferior derecha un símbolo para ampliar filas o columnas para tu lista.

La utilidad de las Listas es precisamente que agrupa funciones habituales para trabajar con conjuntos de datos.

• Filtrado de datos. Con el desplegable de filtro en el encabezado de cada columna.
• Menús especiales. Verás que ha aparecido una nueva barra de herramientas “Lista”, con las funciones más usuales (insertar o eliminar filas y columnas; ordenar los datos; lanzar un formulario para introducir datos, etc).

• Puedes además añadir distintas operaciones para las columnas de tu Lista. Selecciona Alternar fila Total en la barra de herramientas, y luego pincha en esa celda para ver más opciones:

• Y basta con ponerse en la celda con el asterisco para introducir más datos que se agregan a tu Lista (se denomina fila de inserción). No tienes que preocuparte si la fórmula es correcta, porque se basa en los datos que están agrupados como Lista, así que cuando añades filas de datos la fórmula siempre se actualizará.
• Puedes construir tablas dinámicas basadas en tus Listas de forma más rápida, ya que Excel entiende que la Lista forma parte de un conjunto coherente de datos, sin necesidad de que selecciones el área de datos de la tabla dinámica.
• Puedes ordenar tus datos sin necesidad de seleccionar varias columnas, ya que el orden que definas para una columna de la Lista hace que todas las columnas obedezcan ese criterio. Además no afectará al orden de las filas o columnas fuera de tu Lista.
• Las columnas y filas encerradas en la Lista forman parte de un área de trabajo separada. Si pulsas el tabulador varias veces estando dentro de tu Lista, verás que te desplazas solo por las celdas de tu Lista, sin salirte fuera de ella. [Los cursores no quedan restringidos al área de Lista, pero sí el Tabulador y el Intro].
• Puedes desplazar filas enteras arriba y abajo dentro de tu Lista sin que afecte al resto de la hoja de cálculo. Basta con que selecciones una fila de tu Lista y la arrastres a la posición que desees, porque todo lo que esté fuera de la Lista no se verá afectado. Por ejemplo, arrastro la fila de Abril hacia arriba, y las celdas exteriores no se ven afectadas. Esto equivaldría a Mover celdas si estuvieras fuera de una Lista y sobrescribirías los datos existentes, pero en una Lista no sobrescribes la fila de destino, sino que todos los datos se reorganizan según tu deseo.

• Si estás dentro de tu Lista, con un solo click y sin necesidad de seleccionar un área concreta, puedes lanzar un gráfico. Excel entenderá que quieres usar la Lista activa y creará el gráfico.
• Cuando insertas más datos en las filas de tu Lista, las celdas externas a ella se desplazan hacia abajo dando más espacio a la Lista (lo mismo para columnas).
• Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados. [Esto lo he copiado de la Ayuda de Excel, no lo he probado personalmente].
• Cuando insertas filas en una Lista, se produce desplazamiento de celdas externas a la misma que se encuentran debajo de ella, pero no en el resto. Por ejemplo, aquí he insertado dos filas en una Lista y puedes ver qué celdas externas se han visto afectadas:

• Si escribes algo en una columna adyacente a tu Lista, ésta quedará integrada dentro de ella.
• Puedes convertir tu Lista en un rango de datos normal con un solo click de ratón.

Seguramente no es una de las mejores funcionalidades de Excel, pero ocasionalmente le he encontrado mucha utilidad.