Extreme #4 - FORMULAS MATRICIALES EN EXCEL

Una fórmula matricial (array formula) realiza varios cálculos en uno o más conjuntos de valores, y devuelve uno o varios resultados. No es mucha la información que puedes encontrar en la Ayuda de Excel sobre esta poderosa herramienta, poco conocida y poco usada.

Una matriz de datos puede ser unidimensional (horizontal o vertical), o tener varias dimensiones:

Si tienes una matriz de cantidades y otra de precios, puedes obtener el total de ingresos por el método básico (multiplicar precios por cantidades y sumarlo), por el método avanzado (usando la función SUMAPRODUCTO, que también trabaja con matrices) o por el método experto (usando una fórmula matricial). Observa la notación de la fórmula matricial {=SUMA(C4:D7*F4:G7)}. Podrían usarse paréntesis para que quede un poco más claro, como {=SUMA((C4:D7)*(F4:G7))}:

La notación de una fórmula matricial puede expresarse como FORMULA (MATRIZ1 (operador) MATRIZ2), su destino puede ser una celda o un conjunto de ellas, y se introduce pulsando Ctrl+May+Enter.

• Fórmula puede ser alguna de las muchas funciones de Excel: SUMA, PROMEDIO, etc
• El operador es la operación que quieres realizar. Para establecer condiciones se utilizan los operadores AND y OR (es decir Y y O), expresados respectivamente con el producto (*) o la suma (+).
• El destino de la fórmula matricial puede ser una sola celda que ofrezca un único resultado, o un conjunto de celdas, que ofrezca una matriz de resultados.

Por ejemplo, una empresa tiene su matriz de cantidades vendidas (C4:D7), su matriz de costes (F4:G7) y su matriz de márgenes porcentuales (I4:J7):

Quiere hacer dos ejercicios: por un lado A) generar su matriz de precios por producto (añadiendo el margen a sus costes), y por otro B) obtener los valores totales de ingresos, gastos y beneficios.

A) Matriz de precios. En este caso queremos obtener como resultado no una celda sino un conjunto de valores. Para ello, seleccionamos las celdas objetivo (L4:M7), escribimos la fórmula que añade los márgenes a la matriz de costes {(F4:G7)*(1+(I4:J7))}, y pulsamos Ctrl+May+Enter. Veremos que las ocho celdas del rango elegido se han resuelto con esa única fórmula:

Observa la fórmula usada para añadir los márgenes en porcentaje a los costes, puede resumirse como COSTE x (1+MARGEN %), pero su potencia es que admite matrices de valores como argumentos.

Si intentaras modificar una sola celda del rango resultante, por ejemplo la celda M5, Excel no te dejará porque solo te permitirá modificar el rango (matriz) completo, no una parte de él. Sirve como protección de tus fórmulas matriciales, ya que tienes que modificar todo o nada:

B) Valores de ingresos, costes y resultados: En esta segunda parte, queremos que el resultado aparezca en celdas individuales, no en matrices. Para ello introducimos tres fórmulas matriciales en las celdas G10 (costes), M10 (ingresos) y M12 (beneficio):

Es cierto, es una forma complicada de hacer algo que podría hacerse más fácil. Pero solo es el principio.

Vamos a otro ejemplo, dadas dos series de datos, por ejemplo los precios por artículo, y el número de artículos que hemos comprado. Queremos obtener el precio medio de los 56 artículos comprados. Generalmente multiplicaremos las dos columnas (cantidad x precio), sumaremos el resultado y lo dividiremos entre el número de artículos (método 1). Alternativamente, conocemos la función SUMAPRODUCTO y la aplicamos a nuestros datos (método 2). Pero también podemos usar las capacidades de Excel de trabajar con matrices de datos, mediante funciones matriciales (método 3):

Para la fórmula matricial las funciones y sus argumentos son las normales en Excel, pero recordando que trabajamos con matrices de datos. Además como he dicho antes debemos indicar claramente que se trata de una operación con matrices; para eso, en vez de pulsar Enter cuando hemos acabado de escribirla, usaremos Control+Mayúsculas+Enter. Eso añadirá llaves de apertura y cierre { } a nuestra expresión, lo cual sirve para avisar que se trata de una fórmula matricial.

Nota: Incluso cuando edites de nuevo tu fórmula matricial en la barra de fórmulas, tendrás que validarla pulsando Ctrl+May+Enter o dará error. Recuerda que las llaves de apertura y cierre no hay que escribirlas.

Sigues pensando: “Vaya cosa, una forma complicada de hacer algo que puedo hacer más fácil con lo que ya sabía”. Tienes razón, los problemas de trabajar con fórmulas matriciales no compensan su aparente utilidad en este ejemplo. Pero era solo otro ejemplo sencillo, vamos a ver ahora la potencia de esta herramienta.

1) USO PARA DISCRIMINAR ERRORES EN SERIES DE DATOS:

Tengo una serie de 7 datos, pero uno muestra error en la hoja de cálculo. Sabemos que no puede calcularse el promedio de una serie si alguno da error, pero puedo usar la fórmula matricial para obtener el promedio de los datos:

Vemos que el PROMEDIO normal no ofrece ningún resultado, mientras que usando la fórmula matricial no importa que haya elementos en error. Lo que la función condicional SI(ESERROR()) de la fórmula matricial indica es que si algún elemento de la matriz da error, debe tomarse el 0 (cero) como valor en el primer caso [promedio de siete elementos 13, 18, 25, 17, 0, 15, 16], y como elemento vacío (no computable) en el segundo [promedio de seis elementos 13, 18, 25, 17, 15, 16]. No se me ocurre una forma más fácil de evitar celdas en error, así que después de todo parece que las matriciales tienen alguna utilidad ¿eh?. Lo mismo sirve para otras funciones habituales con las que obtendrías errores:

2) APLICACION A RANGOS DE DATOS, USANDO CONDICIONES:

Una empresa paga un bonus a sus agentes, del 10% si sus márgenes superan la media de la empresa, y del 5% si están por debajo de la media. Esto puede calcularse de la forma tradicional, sin complicaciones, pero también con fórmulas matriciales:

• Se han definido tres rangos (VENTAS, MARGEN, MGMEDIO). Los dos primeros se usarán como matrices de datos, y el tercero como valor de comparación.
• Para hacer que una fórmula matricial se aplique no a una solo celda, sino a una matriz de resultados (en este caso será el rango G3:G10, cada uno de los agentes), lo primero que hay que hacer es seleccionar la matriz de salida (G3:G10) y escribir la fórmula matricial en la primera celda del rango (G3). La fórmula elegida es una condición {=SI(MARGEN/VENTAS>MGMEDIO;MARGEN*10%;MARGEN*5%)} tal que para cada elemento de la matriz evalúe si el margen del agente es superior o inferior a la media, y en cada caso aplique el 10% o el 5% de bonus. Pulsamos Ctrl+May+Enter y el resto de celdas seleccionadas (G4 a G10) se rellenará con la misma fórmula matricial.

 

En este caso también es más fácil el método tradicional, y escribir una condición simple SI en la columna G para aplicar el porcentaje de bonus, pero solo quiero mostrar otra forma de hacerlo.

3) OTROS EJEMPLOS:

¿Aún no le ves la utilidad?. Supongamos que tienes una lista de miles de frases, y quieres saber cuál es la longitud en caracteres de la frase más larga. Habitualmente añadirías una columna a la derecha de esa lista de palabras, aplicarías la función =LARGO(celda) a cada una de las frases, y luego buscarías el mayor valor de esta nueva columna. Pues con una función matricial te bastaría con {=MAX(LARGO(rango)} para obtener el mismo resultado.

Vamos a otro ejemplo. Dicen que las fórmulas matriciales deben emplearse sobre todo para evaluar (contar y sumar) celdas basándose en criterios múltiples. Una empresa vende tres productos y tiene tres vendedores. Cada día revisan el listado de ventas del día anterior, y quieren hacer una tabla resumen de unidades vendidas por producto y vendedor:

• Opción 1: hacen una tabla dinámica y se olvidan de preocupaciones.
• Opción 2: son maestros de Excel, han leído este post y deciden aplicar fórmulas matriciales.

En este caso usaremos tres rangos de datos (PROD, VEND, UDS) y una única celda como matriz de salida (Q16). Luego llenaremos hacia abajo y hacia la derecha para completar la tabla.

Nota: La fórmula SUMA((PROD=P16)*(VEND=Q15)*(UDS)) ofrecerá la suma de unidades que cumplen las condiciones de Producto y Vendedor establecidas.

El siguiente ejemplo lo he tomado libremente de da TAB.IS.ON, una web muy buena sobre Excel. Primero se obtienen mediante fórmulas matriciales los valores máximos y mínimos de ventas de acuerdo a ciertos criterios (por producto y región). Y luego se riza el rizo al obtener el Producto y la Región correspondientes a los valores de ventas máximas y mínimas respectivamente. La fórmula usada es fantástica:

• Observa el uso de matrices en la función SUMAR.SI de las celdas F3 y F9, en modo que sus tres argumentos, tanto el rango de comparación, como el criterio, así como el rango de suma, son matrices.
• Las fórmulas más largas son geniales. Lo que hace primero es comprobar SI la SUMA de ventas de un determinado Producto es igual al valor máximo que puede tener; si el resultado es cierto, devuelve el número de su fila. Usando la función MAX se halla la FILA donde el nombre del Producto aparece por última vez, y luego la función DESREF nos dará el nombre del Producto correspondiente a esa fila.

4) OTRAS OPERACIONES UTILES CON FORMULAS MATRICIALES:

4.1) Suma de resultados otras funciones Excel aplicadas sobre matrices: Por ejemplo sumas de rangos redondeados, de valores absolutos, etc.

 

 

4.3) Convertir todo una matriz de números en una nueva matriz de valores absolutos: Para ello elegimos como rango de salida una matriz del mismo tamaño que el rango origen, y escribimos la fórmula matricial {ABS(rango)}. Es un método mucho más rápido que aplicar condiciones.

4.4) Sumas o Recuentos basados en múltiples condiciones: Observa la última fórmula, y cómo obtiene el recuento final (también la he tomado de da TAB.IS.ON).

4.5) Transformaciones complejas de matrices de datos, basadas en múltiples condiciones:

Puedes anidar sucesivas condiciones SI para tratar cada valor de la matriz origen según reglas especiales. Recuerda que el asterisco (*) equivale al operador AND, es decir, exige que se cumplan ambas condiciones. Puedes asimismo usar el operador OR, con la suma (+).

4.6) Contar ocurrencias de una cadena de texto en listas de palabras, evaluar características:

4.7) Sumar una cadena de números a los que se ha dado formato de texto: Todos nos hemos encontrado con números que venían formateados como texto, y para los que las funciones normales no funcionarán hasta no transformar en números reales esos “falsos números”. Pues bien, con una fórmula matricial usando la función VALUE, puedes hacer estas operaciones sin ninguna otra transformación.

Esto no acaba aquí, seguiré poniendo ejemplos de esta poderosa herramienta de fórmulas matriciales.

Extreme #3 - REDONDEOS EN EXCEL

Redondear - Necesitamos redondear cuando queremos convertir un número con precisión más alta en un número con una precisión menor. La forma más simple consiste en truncar el número (ignorando los dígitos a partir de cierto nivel de precisión). Es importante conocer las asunciones que existen detrás de las diversas funciones Excel para asegurar el resultado deseado (hay funciones que ignoran los números negativos, otras redondean alejándose del cero, otras persiguen múltiplos de otro valor dado, etc).

Las funciones Excel efectúan lo que se conoce como redondeo aritmético; en este método, los números equidistantes a su redondeo al alza o a la baja (por ejemplo 1,5 frente a 1 y a 2), se redondean siempre al alza por convención. Existe otro método, conocido como redondeo del banquero,  cuyo origen responde al problema de que la suma de muchos redondeos de 0,5 siempre en el mismo sentido (al alza) hace crecer el sesgo, por lo que optó por redondear el 0,5 unas veces al alza y otras a la baja, de acuerdo al número par más cercano [1,5 y 2,5 se redondean ambos al 2; mientras que 3,5 y 4,5 redondean ambos al 4]. Existen otros métodos que tratan de evitar el sesgo que aún subyace en el método del banquero (como el redondeo aleatorio, o el redondeo alternativo). Excel solo tiene funciones de redondeo aritmético, por que debemos asumir el sesgo que subyace en series largas.

Formatos - La técnica habitual en Excel para mostrar solo un número limitado de decimales es asignar a las celdas el formato de número deseado. Esta es una opción que no altera la precisión del número, solo su presentación en la Hoja de cálculo, porque Excel almacena el número completo aunque lo muestre truncado a un número menor de decimales. El redondeo aplicado con el Formato equivale al de la función REDONDEAR.

Nota: Independientemente del número de dígitos mostrados, Excel almacena los números con una precisión máxima de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Excel convierte los demás en ceros. [Cuando intentes escribir en Excel el número 1.234.567.890.123.456 y te cambie el último 6 por un 0 no es que redondee, es que no muestra más de 15 dígitos significativos].

Precisión de pantalla - Una opción permanente y global consiste en hacer que Excel cambie todos los números de tu hoja de cálculo para que en lugar de archivar por defecto la precisión de 15 dígitos, aplique la precisión definida a través de los formatos actuales de los números. Esto se realiza a través del menú Herramientas > Opciones, y dentro de la pestaña “Calcular” seleccionando “Precisión de pantalla”.

Ten cuidado porque no es una opción que puedas deshacer. ¿Cómo funciona?. Si por ejemplo tienes en tu hoja de cálculo el número 2,34444, y le has dado formato para que muestre dos decimales te aparecerá en la celda como 2,34 pero Excel lo sigue considerando como número completo (con todos sus decimales) para las operaciones que hagas con esa celda. Pero si aplicas “Precisión de pantalla”, Excel eliminará todos los decimales que no se muestren en pantalla, es decir, desaparecerán todos los decimales después del segundo. Un poco peligroso si tu trabajo quiere mantener la precisión completa de los números.

Funciones de redondeo en Excel - Sin embargo es posible que deseemos trabajar con números con una precisión concreta y no siempre fija, o que nuestro trabajo requiera redondear de alguna forma los números antes de poder trabajar con ellos (por ejemplo para determinar precios de venta, que no pueden tener más de dos decimales; o para determinar precios que sean múltiplos correctos de los valores nominales de las monedas en circulación). Excel tiene cinco funciones principales para efectuar redondeos de números:

Las tres primeras (REDONDEAR) tienen dos argumentos, siendo el segundo el que determina la posición del dígito a redondear. Las dos últimas no tienen la R final (REDONDEA) y no precisan el segundo argumento (decimales) porque solo tratan con números enteros (pares o impares).

Además, Excel tiene otras dos funciones habilitadas para redondear números en relación a otros (múltiplos):

y otras tres funciones relacionadas con este tema:

Por último, si tienes instalado el complemento de Microsoft para Excel “Herramientas para análisis”, dispones de una última opción:

Nota: Para tener disponible el set de funciones adicionales de ese pack, selecciona el menú Herramientas > Complementos y elige “Herramientas para análisis”. O mejor lee este post.

Veamos los ejemplos de cada función:

1) REDONDEAR: El segundo argumento (número de decimales) puede ser negativo, y sirve para indicar a que distancia de la coma decimal queremos que se efectúe el redondeo: si es positivo queremos redondear a la derecha de la coma decimal (los décimos, céntimos, milésimos, etc); si es negativo redondeará en la posición que le indiquemos a la izquierda de la coma (es decir, las decenas, centenas, millares, etc).

2) REDONDEAR.MAS: Similar a REDONDEAR, pero redondea un número alejándolo de cero.

3) REDONDEAR.MENOS: Similar a REDONDEAR, pero redondea un número acercándolo a cero.

4) REDONDEA.IMPAR: Redondea al próximo número entero impar. [Si lo usas sobre el número –123,10, el valor obtenido no será -123, sino el siguiente impar -125].

5) REDONDEA.PAR: Con la misma funcionalidad que la anterior, pero hacia números pares.

6) MULTIPLO.SUPERIOR: Esta función redondea hacia arriba un número dado (primer argumento) al próximo múltiplo de la cifra significativa (segundo argumento). [Por ejemplo, si quieres que los decimales de los precios de venta sean múltiplo de la moneda de menor valor nominal (por ejemplo 5 céntimos) usarías esta función para redondearlos =MULTIPLO.SUPERIOR(precio;0,05)].

7) MULTIPLO.INFERIOR: Similar a la anterior función, pero redondea hacia abajo.

Nota: La función MULTIPLO.SUPERIOR es la equivalente en Excel español de la función CEILING en inglés, y MULTIPLO.INFERIOR lo es de la función FLOOR.

8) ENTERO y TRUNCAR: La primera función redondea al número entero menor más próximo, y la segunda suprime la parte decimal de un número (a partir de la posición indicada). Ambas ofrecen el mismo resultado excepto si se trata de números negativos [TRUNCAR(-2,3) = –2, pero ENTERO(-2,3) = –3]. Además el resultado de ENTERO nunca tendrá decimales, pero el de TRUNCAR dependerá de los argumentos escritos. Ambas funciones eliminan los decimales, y por tanto la precisión del número al que se refieren.

9) DECIMAL: Esta función es especial en el sentido que el resultado ofrecido ya no es un número, sino que Excel la ha convertido en una cadena de texto.

Nota: La función MONEDA(número;núm de decimales) funciona igual que DECIMAL (genera un valor de texto) pero añade el símbolo de la divisa.

10) REDOND.MULT: Esta función redondea un número al múltiplo más cercano de otro. Se añade a Excel junto con el add-in “Herramientas para análisis”.

Si no quieres habilitar este add-in para acabar usando solo esta función adicional de redondeo, pueden usarse las funciones existentes en Excel por defecto. Por ejemplo la expresión REDOND.MULT(22;5), cuyo resultado es 20, puede obtenerse también con una pequeña técnica aplicada a la función básica como REDONDEAR(22/5;0)*5, de forma que en general REDOND.MULT(X;Y) = REDONDEAR.(X/Y;0)*Y, lógicamente excepto cuando Y=0.

Vamos con el resumen de las funciones:

Funciones anidadas – Las funciones de redondeo pueden anidarse con otras funciones de cálculo.

• Redondear una operación: REDONDEAR(SUMA(A1:A8);2). Redondea a 2 decimales la operación suma.
• Usar fórmulas matriciales: {SUMA(REDONDEAR(A1:A8;2))}. Realiza la suma de los valores redondeados a dos decimales de las celdas A1 hasta A8.
• Hay que observar el punto de cálculo en el que queremos aplicar el redondeo. No es lo mismo redondear previamente los sumandos de una suma que redondear el resultado.

Por ejemplo aquí vemos como el resultado es distinto si redondeamos los sumandos con una precisión de 1 dígito, que si redondeamos con la misma precisión la suma de los mismos.

 

ENLACES SOBRE FUNCIONES EXCEL

Son tantas las funciones que en ocasiones ayuda mucho disponer de herramientas de soporte:

1) Norman Harker es un australiano MVP en Excel, que ha preparado dos archivos con la descripción detallada de todas las funciones disponibles en Excel:

• En Excel: un fichero con distintas hojas para cada categoría de funciones, una hoja con todas ellas, otra con las traducciones del inglés a varios idiomas (incluido el español): Descárgalo aquí (FuncRefXLv4-0.zip).
• En Word: un documento con descripciones de la sintaxis y uso de todas las funciones Excel. Lo puedes descargar desde aquí (FuncRefWdV2-1.zip).

Los dos archivos son gratuitos y de libre distribución sin licencia, pero no pueden venderse ni agregarse a otros productos.

2) Peter Noneley mantiene actualizado desde hace bastante tiempo un archivo con sintaxis, descripción de uso y muchos ejemplos de más de 150 funciones Excel. Está en inglés pero lo considero un archivo imprescindible para profundizar en el estudio de las funciones. Se llama Excel Function Dictionary, y es gratuito. Incluso lo puedes consultar vía Scribd.

3) Desconozco el autor, pero esta página muestra cuál es el origen de los nombres de todas las funciones Excel (en inglés claro, las traducciones son otra historia). No sirve para mucho, pero como curiosidad no está mal.

4) Better Solutions tiene una herramienta online (en inglés) con descripción y ejemplos de las funciones Excel. Esta es la página de inicio, tiene algunos tutoriales de funciones específicas, y una descripción de todas ellas agrupadas por categorías.

5) En Xperimentos han preparado una Tabla de traducción al español de las funciones en inglés de Excel. Es muy útil cuando quieres comprobar ejemplos que hayas visto en blogs ingleses sobre Excel.

No he encontrado nada más en español (aparte del curso de Exceluciones/TodoExcel), del cual no puedo opinar porque no lo he visto. Si sabéis de algo útil dejadme un comentario.

HERRAMIENTAS PARA ANALISIS EN EXCEL

Excel incluye con su instalación un paquete adicional, sin coste añadido, que está desactivado por defecto dado su componente técnico. Se denomina “Herramienta para Análisis” (Analysis ToolPak, o ATP), y añade numerosas funcionalidades de análisis.

Para activarlo debes ir al menú Herramientas > Complementos, y seleccionar la línea de “Herramientas para análisis”. Es posible que Excel te pida el CD o la ruta de instalación original. Cuando lo hayas hecho habrás añadido a tu Excel dos utilidades principales:

• un nuevo comando en el menú Herramientas llamado “Análisis de datos”, que despliega un cuadro de diálogo para que selecciones el análisis deseado. Su aplicación está claramente enfocada a la estadística:

• numerosas nuevas funciones Excel, que se habrán añadido en su categoría correspondiente (Financieras, Fecha y Hora, Estadísticas, Ingeniería, etc). Esta es la relación completa, con sus equivalencias inglés-español:

Si alguno queréis el archivo completo de estas funciones con su notación y descripción individual de uso, mandadme un correo a SGEBlog(arroba)gmail.com y os lo hago llegar.

Nota: Si en tus hojas de cálculo utilizas las funciones añadidas con las Herramientas para Análisis, otros usuarios que usen la hoja deberán activarlas también, u obtendrán errores al no identificar Excel la función utilizada (en su lugar aparecerá #¿NOMBRE?). La situación se complica aún más cuando el usuario creó una hoja con el ATP en inglés y otro usuario español quiere usar el archivo.

Nota: Aquí puedes encontrar una utilidad que facilita la traducción de todas las funciones del Analysis ToolPak al español (entre otras lenguas): http://www.rondebruin.nl/atptranslator.htm.

Nota: Existe un segundo paquete llamado “Herramientas para Análisis-VBA”, cuya función queda bastante clara con el nombre que tiene.

LISTAS DE DATOS EN EXCEL

Según la Ayuda de Excel: una Lista proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Es una funcionalidad que se añadió en la versión Excel 2003. Durante años ni siquiera llegué a usarla, pero lo cierto es que tiene su utilidad.

Empecemos por crear una Lista con unos pocos datos. Sin necesidad de seleccionar nada pulsamos Ctrl+Q (o a través del menú seleccionamos Datos > Listas > Crear lista).

Con eso has creado una Lista, que queda resaltada por un borde de color.

Verás que se han añadido flechas en los encabezados de columna (como cuando activas la función Filtro), así como un asterisco (*) que marca el límite de la Lista (donde podrás escribir para añadir datos) también aparece en la esquina inferior derecha un símbolo para ampliar filas o columnas para tu lista.

La utilidad de las Listas es precisamente que agrupa funciones habituales para trabajar con conjuntos de datos.

• Filtrado de datos. Con el desplegable de filtro en el encabezado de cada columna.
• Menús especiales. Verás que ha aparecido una nueva barra de herramientas “Lista”, con las funciones más usuales (insertar o eliminar filas y columnas; ordenar los datos; lanzar un formulario para introducir datos, etc).

• Puedes además añadir distintas operaciones para las columnas de tu Lista. Selecciona Alternar fila Total en la barra de herramientas, y luego pincha en esa celda para ver más opciones:

• Y basta con ponerse en la celda con el asterisco para introducir más datos que se agregan a tu Lista (se denomina fila de inserción). No tienes que preocuparte si la fórmula es correcta, porque se basa en los datos que están agrupados como Lista, así que cuando añades filas de datos la fórmula siempre se actualizará.
• Puedes construir tablas dinámicas basadas en tus Listas de forma más rápida, ya que Excel entiende que la Lista forma parte de un conjunto coherente de datos, sin necesidad de que selecciones el área de datos de la tabla dinámica.
• Puedes ordenar tus datos sin necesidad de seleccionar varias columnas, ya que el orden que definas para una columna de la Lista hace que todas las columnas obedezcan ese criterio. Además no afectará al orden de las filas o columnas fuera de tu Lista.
• Las columnas y filas encerradas en la Lista forman parte de un área de trabajo separada. Si pulsas el tabulador varias veces estando dentro de tu Lista, verás que te desplazas solo por las celdas de tu Lista, sin salirte fuera de ella. [Los cursores no quedan restringidos al área de Lista, pero sí el Tabulador y el Intro].
• Puedes desplazar filas enteras arriba y abajo dentro de tu Lista sin que afecte al resto de la hoja de cálculo. Basta con que selecciones una fila de tu Lista y la arrastres a la posición que desees, porque todo lo que esté fuera de la Lista no se verá afectado. Por ejemplo, arrastro la fila de Abril hacia arriba, y las celdas exteriores no se ven afectadas. Esto equivaldría a Mover celdas si estuvieras fuera de una Lista y sobrescribirías los datos existentes, pero en una Lista no sobrescribes la fila de destino, sino que todos los datos se reorganizan según tu deseo.

• Si estás dentro de tu Lista, con un solo click y sin necesidad de seleccionar un área concreta, puedes lanzar un gráfico. Excel entenderá que quieres usar la Lista activa y creará el gráfico.
• Cuando insertas más datos en las filas de tu Lista, las celdas externas a ella se desplazan hacia abajo dando más espacio a la Lista (lo mismo para columnas).
• Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados. [Esto lo he copiado de la Ayuda de Excel, no lo he probado personalmente].
• Cuando insertas filas en una Lista, se produce desplazamiento de celdas externas a la misma que se encuentran debajo de ella, pero no en el resto. Por ejemplo, aquí he insertado dos filas en una Lista y puedes ver qué celdas externas se han visto afectadas:

• Si escribes algo en una columna adyacente a tu Lista, ésta quedará integrada dentro de ella.
• Puedes convertir tu Lista en un rango de datos normal con un solo click de ratón.

Seguramente no es una de las mejores funcionalidades de Excel, pero ocasionalmente le he encontrado mucha utilidad.

ARGUMENTOS DE FUNCIONES EXCEL

Es recomendable usar el asistente de funciones Excel para desarrollar nuestras fórmulas. Lo normal suele ser pulsar el icono de “Insertar función” que aparece junto a la Barra de Fórmulas:

Recuerda que el asistente muestra en negrita los argumentos de función obligatorios, y en fuente normal los que son opcionales:

Por cierto, que no sea obligatorio no significa que no sea importante ;-)

Alternativamente, puedes empezar a escribir la función directamente en una celda, y en cuanto pongas el paréntesis de apertura Excel desplegará un cuadro que te detallará los argumentos que utiliza esa función. Los argumentos no obligatorios aparecerán entre corchetes, y el siguiente argumento que espera dicha función aparecerá en fuente negrita:

También es recomendable escribir la función en letras minúsculas. Excel la convertirá a letras mayúsculas cuando acabes de introducirla, pero si no la pasa a mayúsculas al menos sabes que el nombre de la función era incorrecto y debes corregirlo (el resto -los argumentos- pueden estar bien).

Otra forma más, escribe el signo igual y pincha en el desplegable del Cuadro de Nombres (en la esquina superior izquierda del área de trabajo). Te aparecerán las últimas funciones que has usado, y cuando selecciones una de ellas aparecerá el cuadro de diálogo de Funciones para completar los argumentos:

Las tres últimas formas de insertar una función (en serio):

• Selecciona en el menú Insertar > Función.
• O bien pincha en el icono correspondiente a Insertar Función, o el de Autosuma y selecciona “Más funciones…”.