HIPERVINCULOS EN UNA HOJA DE CALCULO

Se pueden crear en Excel vínculos a otras hojas del mismo libro. De esa forma, si tu libro tiene muchas hojas, puedes incluir un “acceso directo” en una hoja para poder desplazarte rápidamente a otra.

Para hacerlo, selecciona el menú Insertar > Hipervínculo. Tienes que indicar:

1. Que quieres enlazar a algún lugar del documento activo (tu libro abierto).
2. Elige la hoja de cálculo de destino de tu hipervínculo (=destino general).
3. Elige la celda de esa hoja de cálculo que quieres activar (=destino específico).
4. Dale un nombre al enlace para recordar qué es lo que hace (por ejemplo el destino).

El hipervínculo aparece en azul y subrayado, y el cursor se modifica cuando pasas sobre él:

Nota: Recuerda que si cambias el nombre de la hoja de destino, el hipervínculo quedará roto.

Nota: Puedes modificar el formato del hipervínculo. Como la celda con hipervínculo no puede seleccionarse con el cursor, tienes que situarte debajo y pulsar Cursor Arriba (o bien usando el ratón pero presionando la tecla Ctrl para que no se active el hipervínculo). Entonces puedes aplicar el formato que desees.

Nota: Las celdas con hipervínculos pueden copiarse y moverse, y el enlace se copia y mueve con ellas.

NOMBRES RESERVADOS EN EXCEL

Intenta renombrar una de las hojas de tu libro Excel con el título “Historial”. Obtendrás el mensaje de que no puedes usar ese nombre:

Esto es así porque el nombre de hoja “Historial” es usado por defecto para mostrar las modificaciones en un libro de Excel sujeto al control de cambios de libros compartidos.

Existen algunas otras limitaciones respecto a nombres en Excel. Por ejemplo hay palabras que no puedes usar para nombrar rangos (menú Insertar > Nombre > Definir). Son palabras prohibidas para nombres de rangos:

• las que equivalen a referencias de celda, como A5, A3:B7, etc
• las que comiencen con un número, como 5VENTAS o 1111P (debes usar _5VENTAS). En general, no son válidas a menos que empiecen por una letra, el backslash (\) o el interrogante (?).
• las que contengan un espacio (debes usar el guión bajo o el punto decimal  si quieres usar varias palabras, como “Mi_Rango” o “Mi.Rango”)
• las que empiecen desde F1 hasta F65536. [Por el contrario F0 y F65537 funcionan bien como nombres].
• las que empiecen desde C1 hasta C65536 (igual que en el caso anterior).
• las que Excel utiliza para otros cometidos (como “Títulos_a_imprimir” o “Área_de_impresión”)
• las que excedan de 255 caracteres de longitud. A partir de 253 ya genera problemas.
• no exactamente una prohibición, pero “resultado” y “ReSuLtAdO” se tratarán como un mismo nombre en Excel (no se diferencia entre mayúsculas y minúsculas). El segundo nombre eliminará al primero en Excel 2003, y se pedirá una confirmación en Excel 2007.
• las que contengan caracteres que no sean (A…Z), (0…9) o “.”, “_” y “?”. Es decir, cualquier palabra que incluya otro carácter distinto a esos nos dará error (como # $ % & @ + …). [No lo he probado, pero he leído que los símbolos griegos sí se aceptan].

ESTILOS EN EXCEL

Un estilo es un conjunto de opciones de formato. Si utilizas a menudo ciertos formatos de celda, conviene automatizarlos para tenerlos disponibles con un solo click de ratón.

Por ejemplo, para mi comodidad a la hora de identificar los tipos de datos en mis hojas de cálculo, suelo aplicar a las celdas que requieren introducción del usuario un fondo amarillo, en miles con dos decimales, en negrita, alineadas a la derecha, centradas verticalmente y con el bloqueo desactivado (para que la protección de la hoja no impida la edición de las mismas). De esa forma sé, e indico a otros usuarios, qué celdas deben completarse para que las fórmulas y gráficos funcionen.

Todas esas opciones de formato las he agrupado en el estilo “Bloqueo de celda”, así que un solo click servirá para aplicar el formato deseado (número, alineación, tipo de fuente, características de fuente, borde, tramas y protección), sin pasar por un montón de pasos repetitivos cada vez:

 

Excel 2003 ofrece unos poco estilos prediseñados (bastante pobres). Puedes acceder a ellos desde el desplegable de la barra de formatos:

1) Crear un estilo: Despliega el cuadro de diálogo de Estilos (menú Formato > Estilos…). En el desplegable superior escribe el nombre de tu nuevo estilo y pulsa Modificar. Aparecerá el clásico diálogo de formatos, que puedes modificar a tu gusto.

Cuando hayas terminado con el formato deseado, pulsa Agregar y ya tienes creado el estilo.

2) Copiar un estilo: Si encuentras un estilo que te guste en otro libro de Excel, puedes copiarlo al tuyo propio. Para eso basta que tengas abiertos los dos libros, y manteniendo activo el tuyo despliega el cuadro de Estilos, y selecciona Combinar. Ahora elige el otro libro y al pulsar aceptar se habrán añadido todos los estilos que tuviera el otro libro.

3) Crear un estilo usando el formato de una celda existente: Sitúate sobre la celda cuyo formato quieres usar para crear un nuevo estilo. Ahora pincha en el desplegable Estilo de la barra de formatos, escribe el nombre de tu nuevo estilo y listo. Si luego quieres modificarlo puedes hacerlo desde el menú Formato > Estilos.

4) Crear estilos disponibles para todas tus hojas de cálculo: Los estilos se crean específicamente para cada libro Excel. Sin embargo es posible crear estilos que estén disponibles para cualquier nuevo libro que crees.

En un libro nuevo, crea o combina todos los estilos que necesites. A continuación tienes que guardar este libro como plantilla, de forma que cada vez que hagas Archivo > Nuevo > Libro en blanco, éste se generará con todos los estilos que guardaste en la plantilla.

Nota: Una plantilla tiene la extensión XLT. Para guardar una plantilla, debes elegir ese tipo de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como, y además debes elegir la carpeta donde Excel almacena las plantillas de hojas de cálculo.

En resumen:

• selecciona el comando “Guardar como”,
• elige el tipo de archivo “Plantilla (*.xlt)”,
• en “Guardar en” selecciona el directorio de plantillas Excel. Si no sabes exactamente cuál es el directorio en tu ordenador, realiza una búsqueda en tu disco duro del archivo libro.xlt.
• el nombre de archivo debe ser necesariamente libro.xlt, y sobrescribir el archivo existente.

Si lo has hecho correctamente, el siguiente libro que crees ya incluirá todos tus estilos.

 5) Eliminar un estilo: En el mismo cuadro de diálogo de Estilo encontrarás un botón para Eliminar el formato seleccionado en el desplegable.

6) Quitar un estilo de las celdas seleccionadas: Nada más fácil, en el desplegable de la barra de formatos, elige el estilo Normal y las celdas dejarán de tener el otro estilo.

 

Por último, puedes elegir qué formatos debe sobrescribir tu estilo. Esto es útil cuando quieres aplicar solo alguna característica (por ejemplo el formato de número), pero sin modificar ningún otro formato de la celda. Para eso, en la definición del estilo desmarca las opciones no deseadas:

REPETIR TAREAS Y EJECUCION MULTIPLE EN EXCEL

En cualquier momento que hayas ejecutado una acción en Excel, puedes pulsar F4 y ésta se repetirá mientras no ejecutes una acción nueva.

Por ejemplo, puedes haber aplicado un formato complejo a una celda (número con tres decimales, en tamaño de fuente 10, centrado en la celda, con fondo rojo, borde inferior doble, bloqueo de celda, etc). Pues inmediatamente después (y hasta que ejecutes una nueva acción), te basta con pulsar F4 mientras seleccionas otras celdas para que se reproduzca ese formato.

 

También puedes ejecutar fórmulas en varias celdas al mismo tiempo. Por ejemplo, para multiplicar estas tres filas de números, harías la primera operación, y luego arrastrarías hacia la derecha:

 

Sin embargo puede hacerse más rápido: si seleccionas primero las cuatro celdas donde quieres repetir la fórmula (B5 a E5), a continuación escribes la fórmula en la primera celda, y pulsas CTRL+ENTER, la fórmula se escribirá de una vez en todas las celdas del rango seleccionado.

ATAJOS EXCEL CON LA RUEDA DEL RATON

Además del scroll arriba/abajo que se consigue con la rueda del ratón, puedes hacer:

• Control + rueda del ratón = aumentar/disminuir el zoom de la hoja activa en saltos de 15% (límite inferior 10% y límite superior 400%).
• Mayúsculas + rueda del ratón = mostrar/ocultar niveles de esquema.

Si además pulsas la rueda en vez de hacerla rodar, obtienes la posibilidad de scroll en cualquiera de las cuatro direcciones (arriba, abajo, izquierda, derecha) a la velocidad que desees. Cuanto más alejes el icono en cualquier dirección, más rápido será el scroll. Pulsa ESC para salir.

ARCHIVOS DE AREA DE TRABAJO EXCEL (XLW)

Los archivos Excel con extensión XLW se denominan áreas de trabajo. Su utilidad consiste en poder abrir de una sola vez varios archivos Excel que sueles usar conjuntamente.

Por ejemplo, suelo trabajar al mismo tiempo con estos tres archivos Balance.xls, Cta Rdos.xls, Presupuesto.xls, y quiero crear un área de trabajo XLW que los agrupe.

1) Abre manualmente todos los archivos que quieras agrupar en un área de trabajo única. Como ves yo he abierto los tres que mencionaba antes:

2) Vete al menú Archivo y selecciona el comando “Guardar área de trabajo…”. Le asigno un nombre que pueda recordar fácilmente (en mi caso Cierre mensual.xlw).

3) La próxima vez que entres en Excel, en vez de tener que abrir los tres archivos uno tras otro, selecciona el archivo de área de trabajo “Cierre mensual.xlw”, y verás que a continuación abre todos los archivos que incluiste en el mismo.

Nota: El archivo de área de trabajo no contiene una copia de cada uno de esos archivos, simplemente se encargará de abrirlos allá donde estén guardados. Su tamaño será muy pequeño, ya que solo contiene un mínimo de información de dónde están los archivos.

Nota: El área de trabajo también guardará la disposición, tamaño y organización de las ventanas en el momento en que se creó, para replicarlo la próxima vez que se abra.

Una segunda utilidad interesante es cuando tienes que dejar un trabajo inacabado para seguir el día siguiente. Crea un área de trabajo “Para seguir mañana.xlw”, y cuando abras Excel al día siguiente todo estará como el día anterior, para continuar donde lo dejaste.